خطر هزینه های نامحسوس و پنهان کسب و کار

هزینه‌های نامحسوس: چگونه دست‌کم گرفتن مخارج، کسب و کار شما را به دام می‌اندازد؟

خلاصه و چکیده کوتاه متن:

این مقاله به بررسی یکی از رایج‌ترین و مخرب‌ترین اشتباهات در مدیریت مالی کسب و کار می‌پردازد: دست‌کم گرفتن هزینه‌ها، به‌ویژه هزینه‌های پنهان و غیرمستقیم. توضیح می‌دهد که چگونه تورم، افزایش هزینه نیروی کار و دیگر عوامل، هزینه‌ها را به صورت نامحسوس افزایش می‌دهند و نادیده گرفتن این موارد، منجر به برنامه‌ریزی مالی نادرست، مشکلات نقدینگی و کاهش سودآوری می‌شود. مقاله با ذکر مثال‌های عملی (مانند هزینه‌های جانبی استخدام و هزینه‌های بازاریابی)، اهمیت شناسایی دقیق تمام مخارج را گوشزد کرده و بر ضرورت کنترل و رصد مداوم رسته هزینه‌ها تأکید می‌کند تا از کاهش سرمایه و اتمام غافلگیرکننده بودجه جلوگیری شود.

هزینه‌های نامحسوس کسب و کار

مقدمه: تله پنهان دست‌کم گرفتن هزینه‌ها

در ادامه مباحث حیاتی مدیریت مالی کسب و کارها، قصد دارم به یکی از چالش‌های بسیار مهم و در عین حال پنهان بپردازم: دست‌کم گرفتن هزینه‌ها و نادیده گرفتن مخارج نامحسوس. این اشتباه رایج می‌تواند کسب و کار شما را به آرامی اما به طور مرگبار، به سمت کاهش سرمایه و اتمام غافلگیرکننده بودجه سوق دهد.

خیلی از افراد تصور می‌کنند که هزینه‌ها همیشه ثابت هستند و با گذشت زمان هیچ تغییری نمی‌کنند. اما در حقیقت، هزینه‌ها تحت تأثیر عوامل مختلفی مانند تورم، افزایش هزینه‌های نیروی کار، تغییرات در قیمت مواد اولیه و نوسانات بازار، همیشه در حال تغییر و افزایش‌اند. نادیده گرفتن این واقعیت، می‌تواند برنامه‌ریزی مالی شما را کاملاً به هم بریزد.

چرا دست‌کم گرفتن هزینه‌ها برای کسب و کار خطرناک است؟

نادیده گرفتن ابعاد واقعی هزینه‌ها، به‌خصوص مخارج پنهان و غیرمستقیم، می‌تواند عواقب جبران‌ناپذیری برای سلامت مالی کسب و کارتان داشته باشد. (این موضوع را پیشتر در مقاله اصلی [هزینه های پنهان کسب و کار] بصورت کامل و جامع بررسی کرده ایم.

سوال: چرا دست‌کم گرفتن هزینه‌ها خطرناک است؟ (منظور عدم محاسبه دقیق هزینه‌های پنهان، غیرمستقیم و جانبی هزینه‌های اصلی و آشکار است).

1. برنامه‌ریزی مالی نادرست: عدم دقت در اعداد و ارقام هزینه‌ها و کم محاسبه کردن یا عدم شناسایی همه‌جانبه آن‌ها، منجر به برنامه‌ریزی مالی نادرست می‌شود. این امر ممکن است کسب و کار را، خیلی نامحسوس و بی‌صدا، با مشکل نقدینگی مواجه کند. وقتی هزینه‌های واقعی شما بیشتر از پیش‌بینی‌تان باشد، پول نقدتان سریع‌تر تمام می‌شود.
2. مشکلات مالی در آینده: عدم در نظر گرفتن همه‌جانبه هزینه‌ها می‌تواند به مشکلات مالی جدی در آینده منجر شود و حتی ورشکستگی را سبب شود. این مشکل به‌خصوص زمانی حادتر می‌شود که کسب و کار نتواند در زمان مناسب، منابع مالی جدید جذب کند.
3. کاهش سودآوری: اگر هزینه‌ها به درستی شناسایی، کنترل و مدیریت نشوند، سودآوری کسب و کار را به شدت تحت تأثیر قرار خواهد داد و باعث کاهش آن خواهد شد. سود واقعی شما، در واقع درآمد منهای تمام هزینه‌ها است، چه آشکار و چه پنهان.

بنابراین، مدیریت هزینه‌ها، مستلزم در نظر گرفتن و شناسایی حتی هزینه‌های کوچک و از آن مهم‌تر، هزینه‌های پنهان هم هست. همچنین باید به هزینه‌های مربوط به نیروی کار، مانند: حقوق، مزایا، ملزومات و هزینه‌های جانبی دیگرش نیز توجه ویژه داشت. علاوه بر همه این‌ها باید در نظر داشت که هزینه‌ها به مرور زمان افزایش می‌یابند و باید مدنظرشان داشت و برایشان چاره‌ای اندیشید.

مثال‌های عملی از هزینه‌های نامحسوس که نادیده گرفته می‌شوند

برای درک بهتر این موضوع، اجازه دهید چند مثال

ملموس برایتان بزنم:

هزینه‌های پنهان استخدام نیروی کار:

در اوایل راه‌اندازی یک کسب و کار، شما بیشتر کارها را خودتان انجام می‌دهید که این اصلاً اشکالی ندارد. اما توجه به این امر لازم و ضروری است که، هزینه‌ها در طول این زمان، به دلیل اینکه بعضی کارها را خودتان به عهده می‌گیرید و بابتش پولی برداشت نمی‌کنید، مسلماً کمتر خواهد بود نسبت به زمانی که برای انجام همان کارها، اقدام به استخدام و استفاده از نیروی کار می‌کنید.

پس باید حواستان جمع باشد که با گذشت زمان، وقتی نیروی انسانی استخدام می‌کنید، طبیعتاً هزینه‌های کسب و کارتان هم بیشتر خواهد شد. توجه داشته باشید که افزایش هزینه در امر استخدام، تنها به حقوق کارکنان ختم نمی‌شود. شما برای هر شخصی که استخدام می‌کنید، می‌بایست وسیله و ملزومات کارش را هم فراهم کنید، مثلاً: میز، صندلی، خودکار، منگنه، کامپیوتر، چراغ مطالعه، بیمه، مزایا، سرویس رفت و برگشت، غذا و خیلی چیزها و موارد دیگر که برای کسب و کارهای مختلف، بسته به نوع فعالیت و چگونگی و شیوه اداره، متفاوت است و همه این‌ها می‌بایست به هزینه‌های حقوقی، حتماً اضافه شوند.

مطابق با آمارهای بین‌المللی و با توجه به موقعیت جغرافیایی و محل فعالیت یک کارمند یا نیروی کار، علاوه بر حقوقی که دریافت می‌کند، به اندازه 25 تا 50 درصد از این میزان هم هزینه‌های جانبی و اضافی دارد که می‌بایست به مقدار و عددی که به عنوان حقوق دریافت می‌کنند، اضافه شود.

مثلاً: اگر یک کارمند سالانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار حقوق می‌گیرد، با محاسبه هزینه‌های جانبی، خواهیم داشت: عددی بین ۱۲۵,۰۰۰ تا ۲۵۰,۰۰۰ دلار، در سال برای هر کارمند. قسمت خطرناکش دقیقاً فراموش کردن و عدم محاسبه چنین هزینه‌هایی، به غیر از هزینه‌ آشکار مربوط به حقوق کارکنان است. شاید فکر کنید که کنترل و رصد چنین مواردی کاری ندارد، اما باید بدانید که: در واقعیت افراد خیلی راحت‌تر از آن چیزی که بتوانید تصورش را بکنید، دچار این دست اشتباهات فاحش و مهلک و بعضاً مضحک می‌شوند.

هزینه‌های پنهان بازاریابی و جذب مشتری:

یا مثلاً در مورد هزینه‌های بازاریابی: بعضی مواقع، به‌خصوص در اوایل بعضی از انواع کسب و کارها مانند: رستوران‌ها، فست‌فودها، کافی‌شاپ‌ها و فروشگاه‌های پوشاک و باشگاه‌ها، پیدا کردن مشتریان اولیه راحت است. چرا؟ چون مشتریان برای خرید محصول یا استفاده از خدمات، انگیزه دارند یا شوق این را دارند که برای یک بار هم که شده، فلان محصول از فلان محلی که به تازگی راه‌اندازی شده را تست کنند.

اما این روند، همیشگی نیست و با گذر زمان، فرآیند جذب مشتری و پیدا کردن مصرف‌کننده، سخت و سخت‌تر می‌شود تا جایی که پروسه جذب مشتری، مستلزم صرف پول و نهایتاً هزینه‌های بیشتر و روزافزون می‌شود. بنابراین می‌بایست، مرتب اعداد و ارقام رسته هزینه‌ها را، همیشه و همواره کنترل و رصد کنید تا در محاسبات مربوط به حیات کسب و کارتان، دچار مشکل و باگ نشوید. البته قبل از رصد و کنترل، لازم و ضروری است که در امر شناسایی موارد و هزینه‌های جانبی و هزینه‌های پنهان و غیرمستقیم، آزموده شوید و دقت کافی را مبذول فرمایید.

کنترل و رصد مداوم: کلید بقا و سودآوری

بسیار خوب، تا اینجا با توجه به اطلاعاتی که از بررسی و رصد اعداد و داده‌های مالی، توانستیم به دست آوریم، فهمیدیم که: این مبحث چقدر حیاتی است و تا چه اندازه می‌تواند برای ساخت و رشد و ثبات یک کسب و کار، به ما کمک کند. با محاسبه بسیار ساده متغیرهایی مانند Burn Rate (نرخ سوخت پول) و Runway (مدت زمان بقا)، می‌توانید بفهمید که آیا کسب و کارتان در حال حاضر، زنده و فعال است یا خیر؟ (برای جزئیات بیشتر به مقاله اصلی مراجعه کنید).

می‌توانید هزینه‌ها را به دقت کنترل کنید و از هدر رفت منابع جلوگیری کنید، حتی می‌توانید بر توسعه محصول و جذب مشتری، تمرکز بیشتری داشته باشید. می‌توانید انعطاف‌پذیری داشته باشید و آمادگی بیشتری را هم برای تغییر استراتژی‌ها در مواقع حساس و در صورت نیاز داشته باشید.

سرمایه به عنوان یکی از ارکان اساسی و بسیار مهم، در روند و فرایند موفقیت و شکست همه کسب و کارها به حساب می‌آید. اگر از هزینه‌ها غافل شوید و فعالیت‌های موجود در نقشه راهتان را بر اساس سرمایه و بودجه در اختیارتان هماهنگ نکنید، ممکن است دچار مشکلات و چالش‌های بزرگی شوید که در نهایت منجر به عدم رشد و شکست و خارج شدن کسب و کارتان از روی ریل توسعه و پیشرفت شود. پس برای اینکه در چنین تله و دام آسیب‌زا و خطرناکی گرفتار نشوید، از ضرورت توجه به اعداد و ارقام و داده‌هایی که گفتیم می‌بایست در فرایند راه‌اندازی و رشد و توسعه حتی بلوغ کسب و کارتان، همیشه رصدشان کنید و همواره زیر نظرشان داشته باشید، هرگز و هرگز و هرگز غافل نشوید.

نتیجه‌گیری: نگاهی جامع به مخارج، راه نجات کسب و کار

نادیده گرفتن هزینه‌ها، به‌ویژه آن‌هایی که به سادگی به چشم نمی‌آیند، مانند یک بیماری خاموش است که می‌تواند سلامت مالی کسب و کار شما را به آرامی از بین ببرد. با شناسایی دقیق، برآورد صحیح و رصد مداوم تمام مخارج، می‌توانید از برنامه‌ریزی مالی نادرست، مشکلات نقدینگی و در نهایت، ورشکستگی جلوگیری کنید. مدیریت هزینه‌ها یک هنر و علم است که نیازمند توجه مستمر و نگاهی ریزبینانه به تمام جزئیات مالی است.

پیشنهاد مطالعه بیشتر:

• برای درک جامع از چالش‌های مالی پنهان و نحوه محاسبه شاخص‌های کلیدی مدیریت مالی، به مقاله اصلی "هزینه‌های پنهان کسب و کار: چگونه از نابودی مالی جلوگیری کنیم؟" مراجعه کنید.
• همچنین برای آشنایی با خطرات استخدام زودهنگام و تاثیر آن بر بودجه، مقاله "استخدام زودرس نیروی انسانی: خطای پنهانی که کسب و کار شما را نابود می‌کند!" را مطالعه فرمایید.
• و برای درک نقش حیاتی مدیر در نظارت مالی و جلوگیری از اعتماد کورکورانه به گزارشات، مقاله "نادیده گرفتن اعداد مالی: چرا مدیران کسب و کار باید حسابدار خود باشند؟" را از دست ندهید.

احسان قادری

باشگاه رهبران بیلیونر