هزینه های پنهان کسب و کار و ضرورت رصد مداوم اعداد | احسان قادری

خلاصه و چکیده کوتاه مقاله:

این مقاله به بررسی جامع هزینه های نامحسوس و پنهان در کسب و کارها می پردازد و بر ضرورت رصد مداوم شاخص های کلیدی مالی تاکید دارد. احسان قادری ، متخصص بازاریابی و رشد و توسعه کسب و کار، در این مقاله با تشریح مفاهیمی نظیر:

▪Run way

▪Burn Rate

▪Growth Rate

به اهمیت مدیریت مالی دقیق، در پیشگیری از بحران ها و همچنین افزایش شانس موفقیت کسب و کارها اشاره می‌کند. علاوه بر این، راهکارهایی برای شناسایی و کنترل هزینه های پنهان، استخدام هوشمندانه و برنامه ریزی مالی واقع بینانه ارائه می‌کند تا صاحبان کسب و کار و مدیران بتوانند از نابودی مالی و سرمایه جلوگیری کنند و به رشد پایدار دست یابند.

بررسی هزینه های در پس پرده و نامحسوس کسب و کارها و ضرورت توجه به اعدادی که میبایست همیشه رصد شوند:

این موضوعی است که در این مبحث سعی می‌کنم خیلی ساده و روان و خلاصه و همچنین به دور از لغات و اصطلاحات تخصصی و محاسبات پیچیده به آن بپردازم. خالی از لطف نیست که بدانید، مطالب و مباحثی را که گاها برای اشتراک گذاری با مخاطبینم انتخاب می‌کنم همگی برگرفته از تجارت شخصی حاصل از میدان خودم هستند. کسب و کارهای زیادی را راه انداختم و با عشق رشدشان دادم!!

چند ده کسب و کار در زمینه های مختلف که در مسیر فعالیت های شخصی ام خلق شده اند و تعداد پُر شماری را هم برای افرادی که من را در جهت رسیدن به آرزوها و تحقق اهدافشان برگزیدند. علاوه بر اینها به کسب و کارهای بسیاری نیز در جهت خروج از بحران های مختلف یاری رساندم و دعاهای خیر آنها را پشتیبان زندگی ام قرار داده ام.

از همین رو، موفقیت ها و شکست های بسیاری را از نزدیک شاهد بودم و اشتباهات مهلک و عجیب و غریب و بعضاً باور نکردنی را از حیث سادگی، از صاحبان کسب و کارهای مختلف و موسسین و تجار و شرکتها و مخصوصاً استارتاپ ها، شناسایی و مدیریت کردم و امروز با بدست آوردن اولین زمان آزاد تلاش می‌کنم بعضی از پُر تکرارترین و شایع ترین آنها را در اختیار دنبال کنندگان و علاقه مندان به این مسائل قرار دهم، به این امید که حتی یک نفر هم که شده، بتواند با استناد به این مطالب، گرفتار مشکلات و چالش های مشابه نشود. چنین باد!

چرا مدیریت سرمایه، رمز بقای کسب و کار شما است؟
همه می‌دانیم و به این اصل کاملاً آگاهیم که سرمایه، رکن اصلی برای هر کسب و کار و فعالیت است و نبود سرمایه یا کاهش شدید بودجه و یا اتمام آن در هر مرحله ای از کسب و کارها، چه در مرحله شروع و راه اندازی و یا چه در مرحله رشد و توسعه و یا حتی بلوغ، بدون شک مساوی خواهد بود با شکست و نابودی آنها و از بین رفتن امید و آرزوهای صاحبین آن و نهایتاً خدشه دار شدن آینده عزیزان و نزدیکان و خانواده های مرتبط با آنها. عجیب اینجاست در عین آگاهی همه نسبت به این موضوع، باز هم راحت تر از آنچه به فکرتان خطور می‌کند خیلی از صاحبین کسب و کار مرتکب اشتباهاتی می‌شوند که در چشم بر هم زدنی، خود و کسب و کارشان را در دام و تله کاهش شدید سرمایه یا اتمام بودجه گرفتار میبینند. گاهاً به خاطر ماهیت این دام، یا اصلا متوجه بروز آن نمی‌شوند و با سرعت هر چه تمام تر به سمتش می‌روند و یا زمانی متوجه نشانه ها و علائم به دام افتادن در این تله خطرناک و کشنده می‌شوند که خیلی دیر شده و برای رهایی از آن یا هیچ کاری نمی‌توان انجام داد و یا می‌بایست برای مدیریت و بهبود اوضاع و کنترل شرایط، به ناچار متحمل هزینه های گزاف مالی و خسارات جبران ناپذیری شد که پیش پا افتاده ترینشان، ضربات سهمگینی است که بر روح و روانشان فرود می‌آید. بنابراین بدانید و آگاه باشید که همیشه تیغ فوق العاده تیز و برنده ای، بنام: کاهش شدید سرمایه یا اتمام بودجه، زیر گلوی کسب و کار و تجارت و فعالیت های اقتصادی شما است.

چگونه از دام کاهش سرمایه نجات پیدا کنیم؟
خیلی خوب، برای اینکه دچار چنین مشکلاتی نشوید، چه کار باید کرد؟ چه کار نباید کرد؟ چه عواملی میتونه شما را به سمت چنین دام و تله خطرناکی سوق بده؟ و نهایتاً چه کارها و راه ها و روش هایی وجود دارد که بتونید با استفاده از‌ آنها خود و کسب و کارتان را از نابودی و شکست ناشی از تبعات سنگین این چالش در امان نگه دارید؟ اولین عاملی که میتونه گردن نازک کسب و کار شما را به تیغ تیز گیوتینی بنام: کاهش و اتمام سرمایه بسپارد، مربوط می‌شود به اشتباهات مهلک در مدیریت مالی و عدم آگاهی از یکسری شاخص های کلیدی بسیار حائز اهمیت.
و این بدان معناست که مدیران و موسسین و صاحبان کسب و کارها، میبایست حتما بدانند و بلد باشند که به کدام یک از اعداد و ارقام و داده ها و اطلاعات توجه کنند تا بتوانند از سلامت مالی فعالیت های اقتصادی و تجارت و کسب و کارهایشان اطمینان حاصل کنند. بسیار خوب، برای اینکه بتونیم به ادامه این بحث بپردازیم لازم می‌بینم که یکسری مفاهیم را بهتون معرفی کنم و توضیحات خیلی ساده و مختصر اما کاملاً مکفی را در مورد آنها خدمت شما ارائه بدهم. مفاهیمی که با دونستن و یادگیری و روش محاسبشون خواهید توانست، بین درآمدها و هزینه هاتون تعادل برقرار کنید و تصمیمات مالی واضح تر و عاقلانه تری را نیز اتخاذ نمایید. مفاهيمي که مانند سلاحي براي شما عمل خواهند کرد که با مجهز شدن به آنها توانایی شناسایی هرگونه تحرک و نهایتاً جلوگیری از بروز هر گونه غافلگيري و ضربات سهمگین و نابودکننده از سمت جبهه‌ای قدرتمند و بی‌ رحم با نام، کاهش شدید بودجه و اتمام سرمایه را خواهید داشت.

مفاهیم کلیدی مالی برای هر کسب و کار
پس با دقت به مفاهیم زیر توجه کنید :

● موجودی حساب بانکی یا Bank Balance:
که یکی از اساسی ترین شاخص ها در مدیریت مالی است و نشان می‌دهد در هر لحظه چه مقدار پول در حساب کسب و کار شما موجود است !!!

● درآمد یا پولی که وارد کسب و کار می‌شود یا  Money coming in :
که میتونه از طریق فروش محصولات یا ارائه خدمات یا دریافت از سرمایه گذاران و یا از روش ها و مجاری و کانال های ورودی دیگر پول باشد !!!

● هزینه ها یا پولی که از کسب و کار خارج می‌شود یا Money going out :
که میتونه شامل هزینه های عملیاتی یا حقوق و دستمزد یا هزینه های بازاریابی و تبلیغاتی و ... باشد !!!

به دست آوردن مقادیر عددی این مفاهیم اصلاً و واقعاً سخت و دشوار نیست و نیازی هم به نرم افزار و سخت افزار و هیچ گونه تخصص و آموزش های آنچنانی و استخدام نیروی کار ماهری ندارد. شما می‌توانید بسیار ساده و راحت و از طریق اطلاعات آنلاین مربوط به حسابتون و یا از طریق گزارشات مالی و پرینت های بانکیتون به این اطلاعات و داده ها و مقادیر عددی دسترسی پیدا کنید و متوجه آنها بشید. این سه مورد به عنوان داده های مالی مادر محسوب می‌شوند که شما با داشتن
آنها، قادر خواهید شد که: سه مورد بسیار مهم و حائز اهمیت دیگر را محاسبه کنید. سه موردی که رصد و کنترل آنها برای کسب و کارتان حیاتی است و توجه همیشگی شما به آن ها، باعث اطلاع و اطمینان شما از وضعیت سلامت فعالیت های مالی شما می‌شود و همچنین به عنوان عامل هشدار دهنده کسب و کارتون هم محسوب میشوند و در صورت بروز هر مشکلی، به شما اطلاعاتی می‌دهند که با استفاده از آنها می‌توانید بفهمید که یک جای کار در حال لنگ زدن است و اینطوری از غافلگیری و نهایتا نابودی کسب و کارتون، جلوگیری می‌کنید. کاری که خیلی از کسب و کارها نه تنها انجامش نمیدن، بلکه اصلاً نمیدونن چی هست که بخوان بهش توجه هم بکنن !!!

شاخص های حیاتی برای پایداری کسب و کار
بسیار خوب، این سه عامل اصلی و حیاتی، عبارتند از:

● نرخ سوخت پول یا سرعت مصرف سرمایه

یا Burn Rate:
که میزان پولی است که یک کسب و کار، در یک بازه زمانی مشخص (معمولا یک ماه)، هزینه می‌کنند (می سوزانند).
این مفهوم نشان می‌دهد که یک کسب و کار در ماه، چقدر پول خرج می‌کند. به عبارت ساده تر: این اصطلاح به میزان پولی اشاره دارد که یک کسب و کار، در حال دست دادن است !!!
(هر مورد را سعی می‌کنم با چندین توضیح مختلف اما یکسان، براتون شرح بدهم که بتونید بهتر متوجهش بشید).

● دومین مفهوم مد نظرم در این مقاله
با نام : Run way است: که مدت زمانی است که یک کسب و کار می‌تواند با سرمایه اولیه و میزان پول مشخصی، به فعالیت خود ادامه دهد. از حیث لغوی، این مورد به معنای باند پرواز یا مسافت باقی مانده است، اما در حوزه مدیریت مالی، به مدت زمانی اطلاق می‌شود که یک کسب و کار می‌تواند با پول و سرمایه مشخص و بودجه اولیه در دسترسش، به حیات و فعالیتش ادامه دهد.
با محاسبه مقدار عددی این مفهوم مهم، می‌توان مدت یا زمانی را که یک کسب و کار می‌تواند بدون جذب سرمایه جدید و یا قبل از رسیدن به مرحله درآمدزایی و تنها با اتکا به سرمایه ای که از ابتدا برای شروع فعالیت و یا جابه جایی از یک مرحله رشد به مرحله بالاتر در نظر داشته، به کار خود ادامه دهد را به طور دقیق و مطمئن، مشخص نمود.

● سومین مفهوم، Growth Rate یا نرخ رشد کسب و کار است و نشان می‌دهد که درآمد یک کسب و کار در طول زمان، چقدر افزایش یا کاهش داشته است که با مقایسه درآمد یک ماه، با ماه قبلش می‌توان نرخ رشد را محاسبه کرد !!!

در این قسمت لازم می‌بینیم، قبل از اینکه روش محاسبه این مفاهیم را براتون شرح بدهم، ذهن شما را به این موضوع معطوف نمایم که محاسبه مقادیر دقیق این مفاهیم، میتونه چه مزایا و نتایج مثبت و بدرد بخوری را برایتان به ارمغان بیاورد.
البته به علاوه دور ماندن از دام و تله اصلی که همانا؛ کاهش شدید سرمایه و اتمام به یکباره بودجه در اختیار کسب و کار شما است.

مزایای رصد دقیق شاخص های مالی
مزایایی چون :

1): تعیین سلامت مالی کسب و کار :
با محاسبه میزان Burn Rate
و همچنین Run Way،
می توانید بطور دقیق، از وضعیت مالی کسب و کار یا تجارت و یا فعالیت های اقتصادی خود مشخص شوید.

2): تصمیم گیری در مورد سرمایه گذاری :
این مفهوم به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید که چه مقدار سرمایه به کسب و کار خود تزریق کنید و از آن مهمتر، چه زمانی اینکار را انجام دهید؟

3): تعیین استراتژی های رشد :
با دانستن نرخ رشد کسب و کار (Growth Rate)،
می توانید استراتژیها و راهکارهای مناسبی را برای افزایش درآمد و توسعه و رشد کسب و کارتان، تدوین و اجرایی کنید.

4): پیشگیری از بحران :
با استفاده از داده های این مفاهیم، ​​می توانید مشکلات مالی را پیش از وقوع، پیش بینی کنید و یا در مراحل اولیه شکل گیری، آنها را شناسایی کنید و بتوانید در بهترین زمان ممکن، عکس العمل صحیح و حساب شده نشان دهید و خیلی سریع اقدامات لازم را در جهت جلوگیری و ممانعت از بروز هر نوع بحران، به عمل بیارین.
و اما بعد ...

نحوه محاسبه:

Runway, Burn Rate, Growth Rate

همراه با مثال های عددی:

به ترتیب و با ذکر مثال های عددی، روش محاسبه تمامی مفاهیم بیان شده تا به اینجا را باهم بررسی می‌کنیم تا خیلی خوب بفهمید و بتونین در کارهاتون از آنها بهره ببرید.

1. محاسبه Burn Rate ( نرخ سوخت پول ):

اولین مفهومی که بهتون معرفی کردم؛

تحت عنوان : Burn Rate، یا همان نرخ سوخت پول بود، که برای محاسبه مقدار عددی آن، باید از فرمول زیر استفاده کنید.
بدین صورت :

(Burn Rate)=(Money going out)-(Money coming in)

که میشه:
نرخ سوخت پول، مساوی است با : هزینه ها یا پولی که از کسب و کار خارج می‌شود، منهای درآمد یا پولی که وارد کسب و کار می‌شود.
که با توجه به توضیحاتی که ابتدایی این مقاله در اختیارتون گذاشتم، هر دو عامل یعنی پولی که وارد حسابتون میشه و پولی که از حسابتون خارج میشه را می‌توانید به راحتی از اطلاعات آنلاین مربوط به حسابتون و یا از گزارشات مالی و پرینتهای بانکیتون، بدست بیارین !!

》》مثال عددی :

کسب و کاری را فرض کنید که در آن 25000 دلار، هزینه دارین و 10000 دلار، درآمد یا اجازه برداشت از بودجه به ازاء هر ماه. که با توجه به روش محاسبه ای که بهتون دادم، شما 15000 دلار، سوخت پول در فرآیند اداره این کسب و کار دارین.

■ نکته مهم 》》

ما معمولاً در محاسبات مالی کسب و کارها، میزان و عدد نرخ سوخت پول یک ماه را مد نظر قرار نمیدهیم، بلکه میانگین این عدد را در مدت زمان سه_ ۳ ماه، در نظر میگیریم و بهش میگیم:
سوخت میانگین یا Avg Burn !!!
چرا؟
چون هزینه ها همیشه ثابت نیستند و ما برای اینکه محاسبات دقیق تری داشته باشیم، از میانگین اعداد سوخت پول در بازه زمانی سه ماهه استفاده می‌کنیم.

2. محاسبه Runway:

خیلی خوب، حالا وقتی عدد سوخت پولتون را محاسبه کردین و فهمیدین چقدره، با توجه به موجودی حساب بانکیتون،
یا همون Bank Balance، که قبلا کامل توضیحش دادم، میتونید متوجه بشین که : چقدر زمان دارید تا وقتی که پول یا سرمایه اولیه تون یا بودجه در اختیارتون، کاملاً تمام بشه. آن هم قبل از رسیدن به مرحله درآمد زایی یا تزریق مجدد سرمایه به کسب و کار !!!

برای انجام اینکار میبایست بدین صورت عمل کنید :
داده و عدد صحیح و درست
موجودی حسابتون (Bank Balance)،

را بر مقدار

عدد میانگین سوخت پولتون (Avg Burn)،
تقسیم میکنید؛

(Run Way)=(Bank Balance)÷(Avg Burn) 
 
با انجام این تقسیم بسیار ساده، شما می‌توانید تعداد ماه هایی را که قادر خواهید بود کسب و کارتون را تنها با اتکا بر سرمایه اولیه یا بودجه مشخص و تامین شده قبلی که در حال حاضر در دسترستان است و امکان شارژ مجدد، تا زمان دستیابی به مرحله درآمدزایی و یا رسیدن به مرحله بعدی تزریق سرمایه از سمت سرمایه گذاران یا از هر مجرای درآمدی دیگری را ندارد، پیش ببرید و روی ریل نگه دارید، محاسبه و پیش بینی کنید.

》》مثال عددی :

شما 150/000 دلار، در بانک پول دارید.
با توجه به عدد سوخت میانگین،
یا همان (Avg Burn)، که در مثال قبل، برابر شد با
15/000 دلار و طبق فرمول بالا،
شما خواهید توانست 10 ماه دوام بیاورید تا بتوانید به مرحله درآمدزایی یا شارژ مجدد سرمایه از کانالی دیگر برسید.

دیدین چقدر ساده و راحته؟؟
اما با این حال، بسیاری از کسب و کارها و شرکت‌ها و موسسان و صاحبان مشاغل و فعالین اقتصادی، نه تنها اصلاً و ابداً این محاسبات ساده را انجام نمی‌دهند، بلکه هیچ توجهی هم به این داده‌ها نمی‌کنند که البته حق هم دارند چون اکثراً، اصلاً با این دست مفاهیم ساده و ابتدایی، اما موثر و کارا، هیچ گونه آشنایی ندارند !!!

3. محاسبه Growth Rate ( نرخ رشد کسب و کار ):

و اما یک نکته مهم در مورد نحوه تفسیر عدد و مقدار سوخت پول یا همان (Burn Rate)، که نشانگر میزان پولی بود که یک کسب و کار در مدت زمان معمولاً یکماه، هزینه می‌کند یا در اصطلاح می‌سوزاند.

و آن هم این است که :
دستکاری عمدی در این عدد اکیدا ممنوع است !!!

این عدد برای اطلاع و آگاهی شما و جلوگیری از ورود به یک شرایط بحرانی و دشوار است که به راحتی می‌تواند شما و کسب و کارتون را از بین ببرد و به کلی نابود کند. پس خواهشاً برای اینکه خودتون رو تسکین بدین و اوضاع رو خوب جلوه بدین، این عدد را دستکاری نکنید و به خودتون دروغ نگید !!!

مثلاً با توجه به مثالی که در این مبحث آوردم، مقدار سوخت پول ما برابر شد با: 15/000 دلار. حالا شما نباید برای اینکه از لحاظ روانی، فشار را روی خودتون کم کنید، به دروغ به خودتون القا کنید که؛ عدد سوخت پولتون 10/000 دلار است.
با دستکاری و القاء چنین تفاسیری، آنهم به دروغ و خلاف آنچه در واقعیت است، نمی‌توانید فرصت تاب آوری و دوام آوردن کسب و کارتون را بیشتر کنید و با این کار، تنها به خودتون خیانت خواهید کرد. خلاصه اینکه، از چنین کارها و نوشخوارهای ذهنی و توجیه کردنهای الکی که وقتی پولی را هدر میدهیم، هممون انجام میدیم تا خودمون را با دروغ آرام کنیم و اوضاع داغونی که در اون گرفتار شدیم را، کمی بهتر جلوه بدهیم، دوری کنید و در دقیق محاسبه کردن و صحت و درستی اعداد و تفسیر واقعیت، اصلاً کوتاهی نکنید چون تحت هیچ شرایطی این مسئله شوخی بردار نیست.
بسیارخوب، حالا با داشتن یکسری داده و عدد که با استفاده از دو فرمول ساده قبلی به دست آوردین، می‌توانید از طریق رابطه زیر:
نرخ رشد کسب و کار یا همان Growth Rate
را هم به سادگی محاسبه کنید.
بدین صورت که : پول یا درآمدتون در ماه دوم را منهای پول یا درآمدتون در ماه اول کنید و حاصلش را تقسیم کنید بر؛ پول یا درآمدتون در ماه اول و سپس حاصل را در 100 ضرب کنید تا بصورت درصد درآید !!!
به همین سادگی 😊

》》 مثال عددی :

فرض کنید در یک کسب و کار:
10/000 دلار، درآمد در ماه اول کسب کردین و 12/000 دلار هم در ماه دوم کسب درآمد کردین، که با توجه به فرمولی که چند سطر قبل در اختیارتان قرار دادم، نرخ رشد کسب و کارتون برابر خواهد شد با :

            2000=(10000_12000)
        20%=100×(10000÷2000)

به کسانی که زیاد به ریاضیات علاقه ندارند باید بگم که: به همین راحتی می‌توان درآمد هر ماه را نسبت به ماه قبلی محاسبه کرد و در یک نمودار قرار داد و اینطوری از سلامت کسب و کارها، همیشه و همواره مطلع بود و در صورتیکه برخلاف اهدافتون، مشکلی در حال شکل گیری بود، قبل از بروز کامل، آن را شناسایی و سپس کنترل و مدیریتش کنید !!!

چرا این محاسبات برای کسب و کار شما حیاتی است:

بسیار خوب، تا اینجا با توجه به اطلاعاتی که از بررسی و رصد اعداد و داده های مالی، تونستیم به دست بیاریم، فهمیدیم که: این مبحث چقدر حیاتی است و تا چه اندازه میتونه برای ساخت و رشد و ثبات یک کسب و کار، به ما کمک کن. با محاسبه بسیار ساده این متغیرها، می‌توانید بفهمید که آیا کسب و کارتون در حال حاضر، زنده و فعال است یا خیر؟
به عبارت دیگر، آیا کسب و کارتون میتونه به فعالیت خودش ادامه دهد یا نه ؟ می‌توانید میزان هزینه ها را کاملاً در کنترل خودتون داشته باشید و همچنین از رشد درآمدیتون، اطمینان حاصل کنید و نهایتاً هم بفهمید که آیا کسب و کارتون، نقدینگی لازم است و کافی را برای رسیدن به نقطه سر به سر و سوددهی یا خیر؟

》》 نقطه سر به سر : نقطه ای است که در آن، کسب و کار، برابر با هزینه های آن می‌شود.

》》 سوددهی : وضعیتی است که در آن، درآمد کسب و کار، از هزینه هایش بیشتر می‌شود.

می توانید هزینه ها را به دقت کنترل کنید و از هدر رفت منابع جلوگیری کنید، حتی می‌توانید بر توسعه محصول و جذب مشتری، تمرکز بیشتری داشته باشید. می‌توانید انعطاف پذیری داشته باشید و آمادگی بیشتری را هم برای تغییر استراتژی ها در مواقع حساس و در صورت نیاز داشته باشید. می‌توانید با دانستن نرخ رشد کسب و کارتون یا همان Growth Rate، آینده را پیش بینی کنید و تصمیمات استراتژیک را آسانتر و با خیالی آسوده تر اتخاذ کنید.
می توانید با دانستن و دسترسی به اعداد و داده ها و مقادیر Run Way، برنامه ریزی های لازم را برای کسب و کارتون انجام بدین.
می توانید با اطلاع از این داده ها، تصمیم بگیرید که چه مقدار سرمایه میبایست به کسب و کار خود تزریق کنید و چه زمانی باید این کار را انجام دهید و بدین صورت به یکباره و بدون اطلاع قبلی، وارد بحران کاهش به یکباره بودجه و اتمام سرمایه و نابودی منابع مالی، نشوید.
به عبارتی ساده تر،

با آگاهی از این مفاهیم دریافتید که : سرمایه به عنوان یکی از ارکان اساسی و بسیار مهم، در روند و فرآیند موفقیت و شکست همه کسب و کارها به حساب می‌آید و اگر از هزینه ها غافل شوید و فعالیت های موجود در نقشه راهتون را بر اساس سرمایه و بودجه در اختیارتون هماهنگ نکنید، ممکن است دچار مشکلات و چالش های بزرگی بشید که در نهایت منجر به عدم رشد و شکست و خارج شدنِ کسب و کارتون از روی ریل توسعه و پیشرفت شود. پس برای اینکه در چنین تله و دام آسیب زا و خطرناکی گرفتار نشوید، از ضرورت توجه به اعداد و ارقام و داده هایی که گفتیم میبایست در فرآیند راه اندازی و رشد و توسعه حتی بلوغ کسب و کارتان، همیشه رصدشان کنید و همواره زیر نظرشان داشته باشید، هرگز و هرگز و هرگز غافل نشوید.

امیدوارم تونسته باشم تا اینجای این مقاله، مبحث مد نظرم را به ساده ترین و کافی ترین شکل ممکن، براتون توضیح و شرح بدهم. به امید اینکه در فعالیت های اقتصادی و کسب و کارهاتون، بدردتون بخوره و براتون کاربردی باشه.

کاهش هزینه ها : راهی جایگزین برای رشد کسب و کار

خیلی خوب!!!
و اما بخش دوم از این مبحث مهم، که آن را با این نکته آغاز می‌کنم که : الزاماً همیشه برای رسیدن به نقطه سر به سر و یا دستیابی به مرحله سوددهی و یا کنترل بودجه و حفظ تعادل میان هزینه ها و درآمدها و سرمایه در اختیار، لازم نیست فقط به فکر تزریق مجدد سرمایه (در مرحله راه اندازی) و یا افزایش درآمدها (در مرحله رشد و توسعه و یا بلوغ) باشیم. بلکه گاهی، کاهش هزینه ها هم میتونه در این مسیر، کسب و کارها را به هدف و مقصود برسونه و در جهت تحقق اهداف مالیشون، نقش بسزایی را ایفا کند !!!
از همین رو بحثمون را با معرفی و شرح یکسری چالش های مربوط به پروسه رصد و کنترل داده های مالی و نیز بررسی و تحلیل هزینه هایی نامحسوس و در پس کسب و کارها، ادامه میدهیم. موارد مهمی که در صورت شناسایی و حذف و یا آشکار شدن و کنترل و مدیریت آنها، میتوان تجارتها، کسب و کارها و فعالیتهای اقتصادی بسیاری را از به دام افتادن در تله کاهش شدید سرمایه و اتمام غافلگیرانه بودجه و موجودی و از بین رفتن منابع مالی و نهایتاً ورشکستگی و نابودی نجات داد.

■ چالش اول :
نادیده گرفتن اهمیت اعداد و ارقام و داده های مالی:

یکی از مهم ترین چالش های حوزه کسب و کار، عدم توجه به اعداد و ارقام مرتبط با کسب و کار است.  بسیاری از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که با داشتن یک ایده خوب و تلاش کافی، قادر خواهند بود به موفقیت برسند. اما واقعیت این است که برای اداره موفق یک کسب و کار، داشتن اطلاعات دقیق و بروز در مورد اعداد و ارقام و مفاهیمی که تا بدین جای بحثمون، براتون باز کردم، امری لازم است و ضروری.
حالا چرا بررسی منظم این اطلاعات و داده ها و اعداد، اینقدر اهمیت دارد؟؟ با اینکه قبلا هم بهش اشاره کردم، باز هم میگم، چون خیلی خیلی مهمه :

▪تشخیص زود هنگام مشکلات مالی :
با بررسی منظم اعداد، می‌توان مشکلات و روندهای منفی را در مراحل اولیه شکل گیری، شناسایی کرد و قبل از تبدیل شدنشان به یک بحران بزرگ، برای رفع آنها اقدام کرد.

▪تصمیم گیری بهتر :
داشتن اطلاعات دقیق و به روز از اعداد و ارقام و داده های مالی، به صاحبین کسب و کار و مدیران، کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنند و از انجام ریسک های احتمالی، جلوگیری بعمل بیارن.

▪افزایش بهره وری :
با تحلیل دقیق اعداد، میتوان نقاط قوت و ضعف
کسب و کار را شناسایی کرد و با تمرکز بر بهبود عملکرد در این حوزه ها، بهره وری را افزایش داد. سوال 》》 : آیا قانون خاصی در مورد اینکه هر چند وقت یکبار میبایست این موارد را بررسی و چک کرد، وجود دارد؟
پاسخ 》》 : بنظر من، حداقل هر سه ماه یک بار، باید این اعداد و ارقام و داده های مربوط به کسب و کار، بررسی و تحلیل شوند. اما برای کسب و کارهای کوچکتر یا در شرایطی که نیاز به نظارت دقیقتری احساس می‌شود، بررسی ماهانه و حتی هفتگی نیز توصیه می‌شود. همچنین تاکید می‌کنم که: همیشه میبایست، صاحبین یک کسب و کار یا مدیران و موسسین، اطلاعات دقیق و به روز در اینباره داشته باشند، وگرنه بدون شک، ضربه خواهند خورد. دیر و زود داره اما سوخت و سوز نداره.

■ چالش دوم :
دست کم گرفتن هزینه ها (هزینه های پنهان ) :

خیلی از افراد تصور می‌کنند که هزینه ها همیشه ثابت هستند و با گذشت زمان هیچ تغییری نمی‌کنند. اما در حقیقت، هزینه ها تحت تاثیر عوامل مختلفی مانند؛ تورم، افزایش هزینه های نیروی کار و تغییرات در قیمت اولیه و ... همیشه در حال تغییر و افزایش اند.

سوال 》》 : چرا دست کم گرفتن هزینه ها خطرناک است؟ (منظور عدم محاسبه دقیق هزینه های پنهان و غیرمستقیم و جانبی هزینه های اصلی و آشکار است).

1): برنامه ریزی مالی نادرست :
عدم دقت در اعداد و ارقام هزینه ها و کم محاسبه کردن و عدم شناسایی همه جانبه آنها، منجر به برنامه ریزی مالی نادرست می‌شوند و ممکن است کسب و کار، خیلی نامحسوس و بیصدا، با مشکل نقدینگی مواجه شود.

2): مشکلات مالی در آینده :
عدم در نظر گرفتن همه جانبه هزینه ها می‌تواند به مشکلات مالی جدی در آینده منجر شود و حتی ورشکستگی را سبب شود.

3): کاهش سودآوری :
اگر هزینه ها به درستی شناسایی و کنترل و مدیریت نشوند، سودآوری کسب و کار را بشدت تحت تأثیر قرار خواهد داد و باعث کاهش آن خواهد شد. بنابراین مدیریت هزینه ها، مستلزم در نظر گرفتن و شناسایی حتی هزینه های کوچک و از آن مهمتر، هزینه های پنهان هم هست. همچنین باید به هزینه های مربوط به نیروی کار، مانند: حقوق، مزایا، ملزومات و هزینه های جانبی دیگرش نیز توجه ویژه داشت. علاوه بر همه اینها باید در نظر داشت که هزینه ها به مرور زمان افزایش می‌یابند و باید مدنظرشان داشت و برایشان چاره ای اندیشید.
بهتر است در تکمیل این چالش، مثال براتون بزنم : در اوایل راه اندازی یک کسب و کار، شما بیشتر کارها رو خودتون انجام می‌دهید که این اصلا اشکالی ندارد. اما توجه به این امر لازم و ضروری است که، هزینه ها در طول این زمان، به دلیل اینکه بعضی کارها را خودتون به عهده میگیرین و بابتش پولی برداشت نمی‌کنید، مسلماً کمتر خواهد بود نسبت به زمانی که برای انجام همان کارها، اقدام به استخدام و استفاده از نیروی کار می‌کنید.
پس باید حواستون جمع باشه که با گذشت زمان، وقتی نیروی انسانی استخدام می‌کنید، طبیعتاً هزینه های کسب و کارتون هم، بیشتر خواهد شد. توجه داشته باشید که افزایش هزینه در امر استخدام، تنها به حقوق کارکنان ختم نمی‌شود. شما برای هر شخصی که استخدام می‌کنید، میبایست وسیله و ملزومات کارش را هم فراهم کنید، مثلاً: میز، صندلی، خودکار، منگنه، کامپیوتر، چراغ مطالعه، بیمه، مزایا، سرویس رفت و برگشت، غذا و خیلی چیزها و موارد دیگه که برای کسب و کارهای مختلف، بسته به نوع فعالیت و چگونگی و شیوه اداره، متفاوته و همه اینها میبایست به هزینه های حقوقی، حتما اضافه بشن.
مطابق با آمارهای بین المللی و با توجه به موقعیت جغرافیایی و محل فعالیت یک کارمند یا نیروی کار، علاوه بر حقوقی که دریافت می‌کند،
به اندازه 25 تا 50 درصد از این میزان هم هزینه‌های جانبی و اضافی دارد که می‌بایست به مقدار و عددی که به عنوان حقوق دریافت می‌کنند، اضافه شود.
مثلاً : اگر صد هزار دلار سالانه حقوق می‌گیرید، با محاسبه هزینه های جانبی، خواهیم داشت : عددی بین 125 تا 250 هزار دلار، در سال برای هر کارمند. که قسمت خطرناکش دقیقا فراموش کردن و عدم محاسبه چنین هزینه‌هایی، به غیر از هزینه‌ آشکار مربوط به حقوق کارکنان است. شاید فکر کنید که کنترل و رصد چنین مواردی که کاری ندارد، اما باید بدونید که: در واقعیت افراد خیلی راحت تر از آن چیزی که بتوانید تصورش را بکنید، دچار این دست اشتباهات فاحش و مهلک و بعضاً مضحک میشوند. یا مثلاً در مورد هزینه های بازاریابی :
بعضی مواقعی، بخصوص در اوایل بعضی از انواع کسب و کارها مانند: رستوران ها، فست فودها، کافی شاپ ها و فروشگاه های پوشاک و باشگاه ها، پیدا کردن مشتریان اولیه راحته. چرا؟ چون مشتریان برای خرید محصول یا استفاده از خدمات، انگیزه دارند یا شوق این را دارند که برای یکبار هم که شده، فلان محصول از فلان محلی که به تازگی راه اندازی شده را تست کنند.
اما این روند، همیشگی نیست و با گذر زمان، فرآیند جذب مشتری و پیدا کردن مصرف کننده، سخت و سخت تر می‌شود تا جایی که پروسه جذب مشتری، مستلزم صرف پول و نهایتاً هزینه های بیشتر و روز افزون می‌شود. بنابراین میبایست، مرتب اعداد و ارقام رسته هزینه ها را، همیشه و همواره کنترل و رصد کنید تا در محاسبات مربوط به حیات کسب و کارتون، دچار مشکل و باگ نشوید، البته قبل از رصد و کنترل، لازم و ضروری است که در امر شناسایی موارد و هزینه های جانبی و هزینه های پنهان و غیر مستقیم، آزموده بشین و دقت کافی را مبذول بفرمایید.

■ چالش سوم :

واگذاری مسئولیت های مالی بدون نظارت کافی

بسیار خوب، چالش و مشکل رایج بعدی که در اغلب کسب و کارها مشاهده میشه، مربوط به شرایطی است که شما برای رصد و کنترل داده های مالی کسب و کارتون اقدام به استخدام یک نیروی متخصص و ماهر می‌کنید، اما باز هم پس از مدتی، دچار آشفتگی در مدیریت مالی می‌شوید و به عبارتی دوباره، هزینه ها، شما را غافلگیر می‌کنند. اونهم در شرایطی که فکر میکردین، همه چیز تحت نظارت و کنترل دقیق نیروی متخصص است. حالا چرا این اتفاق میفته؟
ببینید، شما وقتی که یک حسابدار ماهر و متخصص هم استفاده می‌کنید، باید بدانید و آگاه باشید که هنوز هم مسئولیت کامل فرآیند رصد و کنترل داده ها و اعداد و ارقام و شناسایی نوع هزینه ها، با شماست. درسته که حسابدار، مسئولیتش آماده کردن همین موارد و صورتهای مالی و گزارشات این حوزه است، اما فراموش نکنید که مسئولیت مدیریت مالی، هنوز هم با صاحبین یا موسسان یک کسب و کار است، چرا که؛ این صاحبین کسب و کارها هستند که به تمامی ریزه کاری ها و پستی و بلندی های یک کسب و کار و حتی زوایای تاریک و پستوهای پنهان یک کسب و کار آگاهاند و مطمئناً یک حسابدار، هر اندازه هم که در کارش حرفه ای باشد، باز هم نتایجی که شما از داده های مالی و آمار و ارقام کسب و کارتون، استنباط می‌کنید با آنچه که یک حسابدار حرفه ای با بهره بردن از ریاضیات بدست می‌آورد و برای شما مهیا می‌کند، زمین تا آسمان فرق می‌کند.    (میفهمین که چی میگم😉) !!!

پس تاکید می‌کنم : تصمیم گیری در مورد واگذاری مسئولیتها باید با دقت انجام شود و نباید به سادگی و نسنجیده، همه مسئولیت ها را به دیگران واگذار نمایید. سایه مدیریت و نظارت شما همیشه و همیشه و همیشه باید بر روی تمامی افرادی که به آنها مسئولیتی را واگذار کردین، به سنگینی احساس شود. فریب اراجیف ترجمه شده از کتابهای غربی که هیچ چیزشان با شرایط حاکم بر بازار و کسب و کارهای کشور ما، سنخیت ندارد را نخورید !! مدیران و موسسان و صاحبین کسب و کار، میبایست همیشه و همواره بر امور مالی نظارت شدید و زبری داشته باشند و از اطلاعات ارائه شده توسط حسابداران، اطمینان حاصل کنند.
بسیار اتفاق افتاده است که صاحب یک کسب و کار، پس از بررسی صورتها و گزارشات مالی ارائه شده توسط حسابدار، اینطور گفته است که : فکر میکردم این ماه درآمدم بیشتر شده باشد یا چرا این عدد اینطوریه و از این دست مواردی که پس از بررسی، مشخص شده حسابدار دچار اشتباه شده است. و چطوری این اشتباه کشف شد؟ اینطوری که صاحب کسب و کار، چون اشراف همه جانبه داشته نسبت به امور مالی، توانسته با دقت در اعداد و ارقام، متوجه ناهم خوانی و عدم مطابقت بین داده ها و اطلاعات خودش شود. البته همیشه اینطور نیست و خیلی مواقع، صاحبین و موسسین کسب و کار، تمام مسئولیت نظارت بر داده ها و اطلاعات مالی را به حسابدار تفویض می‌کنند و هر هفته یا هر ماه، فقط جداول و نمودارها و صورت های مالی و گزارشات را امضا می‌کنند. و به این خیال که حسابدار حواسش هست، دچار کوتاهی در امر رصد و کنترل اعداد و ارقام می‌شوند و اینطور می‌شود که هر از چند گاهی یکی از این عزیزان که اغلب هم مدارک تحصیلی و آکادمیک بالایی هم دارند، با کلی صورت و گزارش مالی امضا شده، به من مراجعه می‌کنند با چنین دیالوگ هایی :

• فکر کنم حسابدارم داره دزدی می‌کند !!
• غیر ممکنه من کم آورده باشم !!
• نمیدوم چی شده و مشکل از کجاست !!
• هیچ پول و سرمایه ای برام نمونده و یه کاری برام بکن !!
• الان وسط بحرانم و دارم به خاک سیاه میشینم !! و از این دست صحبت ها ...

حسابدار، گزارشات ماهانه را برای حضرات فرستاده و اونها هم همینطوری فقط امضا کردن و اصلاً با اطلاعات خودشون مطابقت ندادن، چون یا اطلاعاتی نداشتن و یا بیش از حد روی حسابدار، حساب باز کرده بودند و از همین رو به ریز گزارشات نه تنها توجه نکردن، بلکه انطباق اعداد و ارقام را با اطلاعات همه جانبه کسب و کارشون هم نسنجیدند و اینطوری شده که اصلاً متوجه مراحل شکل گیری بحرانِ کاهش شدید سرمایه و اتمام موجودی و منابع مالی نشدند و متاسفانه زمانی هم متوجه چنین اشکالاتی می‌شوند که یا خیلی دیر شده و زمان کافی برای عکس العمل و واکنش در جهت رهایی ندارند و یا پول کافی برای خریدن، در اختیار ندارند و اکثراً دچار ورشکستگی و مرگ کسب و کارشون می‌شوند.
البته نه اونهایی از من کمک میخوان 😉.
چون از هر آنچه برای رهایی از چنین بحران هایی نیاز داشته باشند، به وفور در اختیار داریم✌

■ چالش چهارم :

استخدام زود هنگام و بیش از حد نیروی انسانی

خیلی خوب، و اما چالش و مشکل بعدی ...
چالش و مشکل رایج بعدی که کسب و کارها را در دام و تله کاهش سرمایه و اتمام بودجه، بصورت نا محسوس و بیصدا، گرفتار میکنه :
استخدام زودتر از موعد و زود هنگام نیروی انسانی است.
این خیلی کار راحتیه که سریع اقدام به استخدام کنید، اونهم با استناد به این دلیل بسیار قانع کننده ای که : فشار زیادی روی شما است و فکر می‌کنید الان باید یکی رو برای کاهش این فشار از روی خودتون، استخدام کنید !!
استخدام نیروی کار، قبل از اینکه به آن نیاز واقعی داشته باشید، می‌تواند هزینه های اضافی زیادی را به کسب و کار شما تحمیل کند. مخصوصاً در مرحله راه اندازی و توسعه.
قبلاً بهتون در همین مقاله گفتم که :
هزینه استخدام نیروی کار، فقط در میزان حقوق، خلاصه نمیشه. علاوه بر این باید بدونید که هر استخدام، به منزله یک جور سرمایه گذاری برای شما و کسب و کارتون محسوب می‌شود، پس حتماً میبایست در به انجام رسانیدنِ درست و صحیح و به موقع این پروسه حساس و مهم، بسیار دقت و شدت و ظرافت به خرج بدین.
استخدام سریع و بدون برنامه ریزی و اشتباه، میتونه برای شما تبدیل به یک دام بزرگ بشه و به جای رشد، شما رو درگیر و دچار گرفتاری های فرسایشی بسیار کند. بسیاری از صاحبان کسب و کارها، به ویژه استارتاپها، در مواجهه با فشار رشد و اولین موج افزایش تقاضا، به سرعت به سمت استخدام نیروی کار جدید می‌روند. این کار در نگاه اول، ممکن است راه حلی ساده و سریع و کاملا منطقی برای کاهش فشار کاری به نظر برسد، اما هشدار میدهم که این تصمیمات عجولانه، اغلب بدون در نظر گرفتن عواقب بلند مدت اتخاذ می‌شوند و میتواند به مشکلات جدی برای کسب و کار و آینده کاریتون منجر بشن، مشکلاتی که فرسایشی عمل می‌کنند و کسب و کارتون را به سمت کاهش سرمایه و اتمام بودجه می‌برند و نهایتاً باعث ورشکستگی یا کشیدن ترمز قطار پیشرفت توسط خودتون میشه. منتها به اجبار !

برخی از این مشکلات عبارتند از :
1) : افزایش هزینه :
هر کارمند جدید، هزینه هایی مانند حقوق و مزایا و هزینه های پنهانی و جانبی دیگری را به دنبال دارد که می‌تواند به سرعت بر بودجه کسب درآمد و کار فشار سنگین وارد کند.

۲) : کاهش بهره وری :
استخدام افراد، بدون داشتن برنامه ریزی دقیق و تعیین نقش های مشخص، می‌تواند منجر به کاهش بهره وری تیم شود.

۳) : مشکل در ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان

۴) : افزایش ریسک اخراج :
اگر نیروی کار جدید، نتواند به اندازه کافی به کسب و کار، ارزش اضافه کند، ممکن است نیاز به اخراجش باشد، که این امر به نوبه خود، هزینه ها و مشکلات دیگری را دنبال خواهد داشت.
(کاهش هزینه، خود امری است هزینه بر)،
پس استخدام، نهایتا میبایست یک تصمیم استراتژیک باشد و نه یک واکنش احساسی به فشارها و جو کوتاه مدت !!
قبل از هر گونه تصمیم گیری برای استخدام، باید به دقت نیازهای کسب و کار، بودجه موجود و توانایی های تیم فعلی را ارزیابی کنید. همچنین باید شاخص های کلیدی مشخصی، برای هر نقش تعریف کنید تا بتوانید عملکرد کارمندان جدید را به طور دقیق ارزیابی کنید.
موردی که باعث ایجاد مشکلات عمده در کسب و کارها و افزایش هزینه ها می‌شود، مستقیماً از باورهای غلط رایج در جامعه و فرهنگ ما، سرچشمه می‌گیرد و آن هم این است که :
اکثراً مردم و صاحبان کسب و کار بر این باورند که برای موفقیت، نیاز به تعداد زیادی کارمند و پرسنل و نیروی کار دارند و وقتی باهم صحبت می‌کنند یکی از رایج ترین سوالاتشان از یکدیگر این است که :
چند تا کارمند یا کارگر داری؟؟
و بعد یکی از اونها با خودش میگه :
خوب اون ۲۵ تا کارگر داره ولی من ۲۰ تا، پس مطمئناً اون از من موفق تر است !!!
در صورتی که واقعیت چیز دیگری است. تجربه ثابت کرده است با توجه به شرایط اقتصادی و اجتماعی و همینطور قوانین حاکم بر کشور عزیز ما، اتفاقاً موفقیت کسب و کارها و فعالیت های اقتصادی تا حد قابل توجهی در گرو کوچک بودن و چابک بودن آنها و تیم های در حال کارشان است و استخدام بیش از حد نیروی کار لزوماً به موفقیت منجر نمی‌شود و عاملی که میبایست مد نظر داشت، گرفتن بیشترین بازدهی، ازکمترین نیروی کار است. مورد مهمی که لازم میبینم، در این مورد هشدار بدهم این است که :
تعداد زیاد نیروی کار، می‌تواند بر روی کیفیت محصول و خدمات شما تأثیر منفی بگذارد. شاید عجیب بنظر بیاید اما این مورد، باعث نابودی کسب و کارهای پرشماری شده و تا خودتون در این دام گرفتار نشید نخواهید توانست به وجود و نحوه شکل گیری این بحران دست پیدا کنید. به جز این که با هوشیاری تمام، از تجربیات فردی استفاده کنید که خودش روزی در این تله، متحمل ضررهای مالی هنگفت و همچنین آسیب های روانی جبران ناپذیری شده است. پس خوب دقت کنید تا در مورد این موضوع توضیحاتی جامع در اختیارتون قرار بدم :

ببینید عزیزانم، یکی از مفاهیم کلیدی در دنیای کسب و کار، موضوع مهمی است تحت عنوان تناسب محصول با بازار است که به اختصار PMF، می‌نامندش. و این معنی را می‌دهد که محصول یا خدماتی را که شما ارائه می‌دهید، نیازهای مشخصی از بازار را برطرف کرده و مورد استقبال مشتریان قرار می‌گیرد. بنابراین رسیدن به PMF، یکی از مهم‌ترین و حائز اهمیت ترین مراحل رشد، در یک کسب و کار است و استخدام زیاد از حد نیروی کار بر روی این عامل تأثیرگذار است و کیفیت محصول یا خدمات شما را بشدت تحت الشعاع قرار می‌دهد. این اتفاق چطور می‌افتد؟ با :

● افزایش هزینه ها 》》
هر نیروی کار جدید، هزینه هایی مانند حقوق و مزایا و هزینه های پنهان و غیرمستقیمی را به دنبال دارد که می‌تواند بر بودجه کسب و کار، فشارهای زیادی را وارد کند.

● کاهش تمرکز 》》
با افزایش تعداد نیروی کار، تمرکز تیم بر روی توسعه محصول و رسیدن به PMF، قطعاً کاهش می‌یابد.

● کاهش بهره وری 》》
در تیم های بزرگ، هماهنگی و ارتباطات بین افراد می‌تواند دشوار شود و چالش های ریز و درشت بسیاری را سبب شود و همین عامل به مرور و خیلی نا محسوس، باعث کاهش چشمگیر بهره وری می‌شود.

● افزایش ریسک شکست 》》
اگر محصول شما هنوز به مرحله PMF نرسیده باشد، استخدام نیروی بیشتر، می‌تواند ریسک شکست کسب و کار را افزایش دهد. همچنین دهها مورد دیگری که به صورت غیر مستقیم و پنهان، بر روی فعالیتهای شما تاثیرات مستقیم و مخربی میگذارند و من با اشاره خلاصه به چند مورد پیش پا افتاده و ساده که برای عموم قابل فهم باشد، سعی کردم فقط بهتون در این زمینه هشدار بدهم. پس سعی کنید برید به سمت؛ اخذ بهره وری بیشتر از نیروی کار کمتر !
این کار علاوه بر این که شما را از چالشهایی که بیان کردم دور نگاه میدارد، مزایای بسیاری را هم نصیبتان می‌کند، مانند :

● چابکی و انعطاف پذیری 》》
تیمهای کوچکتر می‌توانند تصمیم گیری ها را سریعتر انجام دهند و خود را با تغییرات بازار وفق دهند.

● افزایش خلاقیت 》》
در تیم های کوچک، همه اعضای تیم می‌توانند در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند و ایده های جدید خود را مطرح کنند.

● کاهش هزینه ها 》》
با داشتن تیم کوچک، هزینه های عملیاتی کسب و کارتون کاهش می‌یابد.

● افزایش تمرکز بر محصول 》》
تیم های کوچک می‌توانند تمام تمرکز خود را بر روی توسعه محصول و بهبود آن بگذارد.

بسیار خوب، در تکمیل توضیحات این بخش لازمه چند راهکار کمکی و روش مدیریتی و استراتژی استخدام صحیح رو خدمتتون ارائه کنم :

1)  استفاده هوشمندانه داشته باشید :
بجای استخدام افراد به صورت تصادفی، به دنبال افراد دارای مهارت ها و تجربیات خاص باشید که بتوانند به شما در مسیر رشد و دستیابی به اهدافتان، کمک کنند.

2) استخدام پس از رسیدن به PMF :
تا زمانی که به PMF نرسیده اید، از استخدام نیروی کار جدید اکیداً خودداری کنید.

3) اولویت دادن به توسعه محصول یا خدمات :
قبل از استخدام نیروی فروش، بر روی توسعه محصول و بهبود آن تمرکز کنید و فکر نکنید که با استخدام نیروی بیشتر مخصوصاً در بخش فروش، می‌توانید به موفقیت های چشم گیری دست یابید.

4) ارتش یک نفره باشید و روی همه نظارت داشته باشید :

اراجیفی مانند سیستم سازی کنید و نظارت را سیستم طور کنید و ... را دور بیندازید.
بزارید خیالتونو راحت کنم. در کشور ما کسب و کارهایی که نیاز واقعی به سیستم سازی دارند به تعداد انگشتان دست هم نمی‌رسند. پس محکم کلاه خودتونو بچسپید و با آینده کسب و کار خود قمار نکنید.

5) موفقیت در دنیای کسب و کار به تعداد نیروی کار بستگی ندارد، بلکه به کیفیت محصول، توانایی تیم در نوآوری و انطباق با تغییرات بازار بستگی دارد :

تیم های کوچک و چابک می‌توانند سریعتر و بهتر به اهداف خود برسند. بنابراین به جای افزایش تعداد کارکنانتون، بهتر است برای توسعه محصول و رسیدن به PMF و ایجاد یک تیم قوی و کارآمد و انعطاف پذیر تمرکز کنید.

پیامدهای مخرب کاهش سرمایه و راهکارهای پیشگیری:

و اما نکات پایانی این مقاله که همگی حاصل از تجربیات حاصل از میدان خودم بودند :

عزیزانم تمام مواردی را که در این مقاله بهتون با ادبیات ساده و محاوره ای گفتم، بدین خاطر بود که بتوانید سرمایه و بودجه کسب و کار خودتون را همیشه طوری حفظ کنید که حیات اقتصادیتون بخطر نیفته.
به هر آنچه از بدی و خطرناک بودن از دست دادن سرمایه و بودجه کسب و کار بهتون منتقل کردم،
موارد زیر را هم اضافه کنید.

1) کاهش قدرت چانه زنی :
زمانی که بودجه کسب و کار به حداقل رسید، قدرت چانه زنی شما در مقابل سرمایه‌گذاران به شدت و میزان غیر قابل باوری کاهش می‌یابد و سرمایه گذاران در چنین وضعیتی می‌تواند شرایط سختی را به شما تحمیل کنند و مثلاً از پروژه سهم بیشتری طلب کنند و یا کلاً از پروژه به دلیل زیر سوال رفتن مدیریت و نیز عملکرد ضعیف‌ شما که باعث ایجاد چنین شرایطی شده، خارج شوند و نه تنها شناسنامه کسب و کار شما را بدین شکل باطل میکنند، بلکه تمام زندگی و داشته هایتان را هم به عنوان خسارت از شما طلب میکنند.

2) کاهش سرعت رشد :
با کاهش بودجه، صاحب یا موسس یا مدیر نمی‌تواند به اندازه کافی در بخش های مختلف کسب و کار سرمایه گذاری کند و پول تزریق کند و در نتیجه سرعت رشد، بشدت پایین می‌آید. (منظور عدم اختصاص پول کافی به هر بخش است).

3) افزایش خطر شکست :
کمبود منابع مالی، می‌تواند باعث شود که کسب و کار نتواند به تعهدات خود عمل کند.
و پایان این راه هم، چیزی جز شکست نیست !

4) فشار روانی بر تیم :
کاهش بودجه و سرمایه در حال اتمام و نگرانی در مورد آینده کسب و کار، می‌تواند تاثیرات به شدت مخربی بر روی روحیه و انگیزه تیم بگذارد. بعلاوه اینکه در چنین شرایطی شک نکنید که اوضاع روانی خودتون هم به شکلی به هم خواهید ریخت و استرس چنان بر شما غلبه خواهد کرد، که کارایی و بهره وری و قدرت تصمیم گیری و مدیریت شما رو به کلی تحت الشعاع قرار میده.

5) از دست دادن فرصت های سرمایه گذاری :
سرمایه گذاران تمایل دارند در کسب و کارهایی سرمایه گذاری کنند که دارای رشد پایدار و چشم انداز روشنی هستند. اگر یک کسب و کار با کمبود بودجه یا اتمام سرمایه مواجه شود، بدون شک سرمایه گذاران جدید از آن دوری میکنند و چنین کسب و کاری را که عدم مدیریت صحیح و مشکل در بودجه بندی و زمان بندی، در آن بطور فاحش و آشکار مشخص است را بستر امنی برای ورود نقدینگی و سرمایه خود نمی‌بینند و اینطوری میشه که چنین کسب و کاری، فرصتهای سرمایه گذاری بزرگ و حتی کوچک را هم از دست می‌دهد.

6) کاهش ارزش کسب و کار و از بین رفتن اعتبار خودتان : که از بس تلخ و ناگوار است ترجیح میدم بیشتر راجع بهش توضیح ندهم.

7) تاخیر در رسیدن به اهداف :
کمبود بودجه می‌تواند باعث شود سرعت پیشروی شما در مسیر تحقق اهدافتان به قدری پایین بیاید که زمان برایتان تبدیل به یک چالش بشدت فرسایشی شود و همه تلاش ها و جستجوها و اهداف و ایده ها شما را همچون باتلاق در خود ببلعد.
و ده ها مورد دیگر که هر کدام از آنها به تنهایی میتونه تمام کسب و کار و زندگی و آینده تون رو به ورطه نابودی بکشه و دیگه اینجا مجالی برای بیانشون نیست.

راه هایی برای برون رفت از بحران مالی :
بسیار خوب،
و اما چند راه حل و راهکار برای برون رفت از چنین دام و تله ای را هم به صورت خلاصه بهتون میدم که علاوه کنید به مواردی که برای غلبه بر این باگ و خطر بزرگ و بشدت بی رحم، یعنی؛

کاهش نامحسوس سرمایه و اتمام غافلگیرانه بودجه :

1) برنامه ریزی دقیق :
تهیه یک برنامه مالی بسیار دقیق و واقع بینانه که هزینه ها و پول ها و درآمدهای آینده را پیش بینی کند. که البته تجربه و تخصص و زیرکی فوق العاده ای را میطلبد.

2) مدیریت موثر هزینه ها :
شناسایی و کاهش هزینه های غیر ضروری می‌تواند به حفظ سلامت مالی و کسب و کارتون کمک کند.

3) جذب به موقع سرمایه گذار و یا تامین بودجه :

به محض اینکه احساس کردید، بودجه و سرمایه در اختیار کسب و کارتون در حال کاهشی شدن است. آن هم قبل از اینکه آبرو و اعتبارتون کم و زیاد بشه. حتی اگر شده با ظاهرسازی، از هر مجرا و کانالی که امکانش وجود داره، پول و نقدینگی جدید و تازه به رگ های بدنه کسب و کارتون تزریق کنید.

4) ساخت ضربه گیر مالی یا همان منبع ذخیره اضطراری :
ایجاد یک ذخیره مالی می‌تواند به کسب و کار شما این امکان را بدهد تا در واقع اضطراری از آن در جهت خرید زمان و یا بهبود شرایط استفاده کنید.
مثلاً میتونید ملکی خریداری کنید، اتومبیلی که ازش برای استفاده شخصی هم بهره می‌برید را طوری انتخاب کنید که هم آبروی شما باشد و هم در مواقع ضروری سریع بتونید به پول تبدیلش کنید.
میتونید طلا آب شده بخرید .
یا ده ها راه حل دیگه. من خودم شخصاً از همین سه گزینه به عنوان ضربه گیر مالی استفاده میکنم:

_ ملک ارزنده با موقعیت عالی
_ خودروی بدون عیب و نقص و عالی
_ طلای آب شده

اینطوری هم ازشون استفاده میکنم و هم خیالم راحته و پشتم بهشون گرمه که اگر در شرایط خاصی قرار گرفتم، بتونم به عنوان ضربه گیر ازشون استفاده کنم و میزان آسیب ها را به حداقل و حتی صفر برسانم.
در ضمن وجود چنین ضربه گیرهایی که حالت ویترین هم دارند، خود به خود برای شما اعتبار هم ایجاد میکنند و وقتی مردم بدانند شما صاحب چندین ملک و ...هستید، حتی در بدترین شرایط هم حرف شما را قبول خواهند کرد و وجود شما برایشان حکم سند را دارد، چون پشتوانه شما را محکم می‌بینند.

امیدوارم تونسته باشم یک مقاله ارزشمند و کاربردی برای شما عزیزان بنویسم که ارزش زمان و وقت شما را داشته باشد و همچنین کمکی باشد به شما در فرآیند رشد و توسعه کسب و کارتون.

احسان قادری

باشگاه رهبران بیلیونر